Politika varovanja zasebnosti

1. Uvodna določba

Slovenska filantropija, Združenje za promocijo prostovoljstva spoštuje vašo pravico do zasebnosti in stremi k najvišji stopnji varstva osebnih podatkov. Pri nudenju naših storitev smo zavezani k delovanju v skladu z zakoni in predpisi, ki opredeljujejo varovanje osebnih podatkov, tudi Splošno uredbo EU o varstvu podatkov (GDPR – General Data Protection Regulation). 

Slovenska filantropija se zavezuje, da bodo zbrani osebni podatki, ki jih boste posredovali preko spletnih strani www.filantropija.org, www.prostovoljstvo.org ali osebno, preko elektronske pošte, ali po telefonu uporabljeni v skladu s Politiko varovanja zasebnosti, da vaših osebnih podatkov ne bomo prodajali, posojali ali kakorkoli drugače posredovali tretjim osebam, razen v zakonsko določenih primerih.

2. Namen dokumenta Politika varovanja zasebnosti

V primeru, da nam preko spletne strani, po e-pošti ali kako drugače posredujete katerekoli osebne podatke, bomo skladno z uredbo GDPR spoštovali vašo zasebnost. Naša politika glede varovanja podatkov je sledeča:

• uporabnike natančno seznanimo s tem, kako in za kaj bomo uporabili podatke, ki jih vpišejo v različne obrazce;
• ti podatki niso nikoli dostopni tretjim osebam;
• podatkov o naših uporabnikih nikoli ne dajemo v najem in jih ne prodajamo;
• naše baze redno preverjamo in ažuriramo, tako da je v njih čim manj naslovov z napakami;
• na željo uporabnika lahko njegove podatke iz naših baz tudi odstranimo, če so za to izpolnjeni potrebni pogoji.

3. Upravljavec podatkov

Upravljavec vaših osebnih podatkov je Slovenska filantropija, Združenje za promocijo prostovoljstva, Cesta Dolomitskega odreda 11, 1000 Ljubljana.

4. Namen obdelave podatkov in vrste osebnih podatkov

Vsi osebni podatki, ki nam jih posredujete, bodo obravnavani zaupno in bodo uporabljeni zgolj v namene, za katere so bili posredovani. Če bo nastala potreba po nadaljnji obdelavi vaših podatkov za drug namen, vas bomo predhodno zaprosili za vaše soglasje oziroma privolitev.

Obisk spletne strani

Ob vsakem obisku spletne strani na spletnem strežniku se avtomatsko shranjuje dnevniška datoteka spletnega strežnika (npr. IP številka – številka, ki identificira posamezen računalnik oz. drugo napravo na spletu; verzija brskalnika, čas obiska in podobno). Te podatke obdelujemo z namenom vodenja statistike obiskov na naši spletni strani.

Tako zbranih podatkov ne obdelujemo posebej in jih ne povezujemo z drugimi podatki.

Uporabo spletnih strani in uporabo spletnih aplikacij na spletnih straneh štejemo kot soglasje obiskovalca spletne strani, da se strinja s temi splošnimi pogoji uporabe. V kolikor se kot obiskovalec spletne strani ne strinjate s temi pogoji, spletne strani ne uporabljajte.

Slovenska filantropija si pridržuje pravico do spreminjanja, dodajanja ali odstranitve vsebin ali aplikacij na spletnih straneh brez predhodnega opozorila in ne prevzema odgovornosti za kakršne koli posledice takšnih sprememb.

Vse vsebine, grafični in drugi elementi na spletnih straneh so predmet avtorske zaščite ter drugih oblik zaščite intelektualne lastnine.

Na spletnih straneh so objavljene tudi povezave, ki kažejo na spletne strani drugih pravnih oseb. Na delovanje teh strani in na njihovo vsebino Slovenska filantropija ne more vplivati in ne sprejema nikakršne odgovornosti za točnost tam objavljenih informacij in vsebin.

Prijava na novice

Na naših spletnih straneh se lahko naročite na prejemanje e-novic, ki vsebujejo obvestila s področja prostovoljstva, vabila na dogodke ter ponudbe storitev, ki so neposredno vezane na dejavnosti Slovenske filantropije in Slovenske mreže prostovoljskih organizacij. Prostovoljske E-novice in Novice Slovenske filantropije bomo pošiljali vsake 14 dni. E-novice Hiš Sadeži družbe Črnomelj, Metlika, Murska Sobota, Žalec, Vipava in Logatec pa pošiljamo enkrat na mesec.

Ob vaši privolitvi shranimo kopijo našega elektronskega sporočila, v katerem ste s klikom podali privolitev za prejemanje novic, elektronski naslov, iz katerega je bila ta privolitev podana in datum privolitve. Kopijo privolitve hranimo kot dokazilo o vaši privolitvi za obdelavo osebnih podatkov.

Za pošiljanje e-novic uporabljamo prijazno orodje dostavljalec.si ali distribucijski seznam ARNES-a, s katerimi delimo vaš e-poštni naslov.

Od prejemanja novic se lahko kadarkoli odjavite, tako da kliknete na ustrezno povezavo, ki se nahaja na dnu vsakokratnih novic ali tako, da nam pišete na info@filantropija.org. V primeru odjave vašega elektronskega naslova ne bomo več uporabljali za pošiljanje novic.

V primeru vaše odjave bomo zgolj hranili še kopijo vaše privolitve (ki vsebuje tudi vaš elektronski naslov), in sicer še toliko časa, kot smo na podlagi predpisov še lahko pozvani k njeni predložitvi. Tovrstno hrambo kopije vaše privolitve utemeljujemo s svojim »zakonitim interesom«, saj lahko zgolj na ta način zagotavljamo dokaz, da smo vaš elektronski naslov do vaše odjave zakonito uporabljali za posredovanje novic. Posameznik, ki se ne strinja, da se njegovi osebni podatki hranijo določeno obdobje na podlagi zakonitega interesa, ima pravico do ugovora pri Informacijskem pooblaščencu.

Prijava na obveščanje o prostovoljskih delih

Na naši spletni strani www.prostovoljstvo.org se lahko prijavite na obveščanje o objavljenih primernih prostovoljskih delih v Posredovalnici prostovoljskih del. Vaše osebne podatke (ime/priimek/elektronski naslov/telefon in rojstni datum), ki jih vnesete ob spletni registraciji, uporabljamo samo za namen obveščanja o prostovoljskih delih in jih ne posredujemo tretji osebi.

Od prejemanja obvestil se lahko kadarkoli odjavite na dnu obvestil ali tako, da nam pišete na info@filantropija.org. 

Spletna registracija organizacij v Slovensko mrežo prostovoljskih organizacij in objava podatkov organizacij na www.prostovoljstvo.org

Na naši spletni strani www.prostovoljstvo.org lahko organizacije opravijo spletno registracijo za vključitev v Slovensko mrežo prostovoljskih organizacij. Vnesene podatke organizacij (naziv, naslov, telefon, faks, spletna stran in podatke o kontaktni osebi za prostovoljce) so javno dostopni obiskovalcem spletne strani. Za vsebino in ažuriranje svojih predstavitvenih strani organizacije skrbijo sami. S spletno registracijo/podpisom pristopne izjave se organizacije strinjajo, da jim Slovenska filantropija kot koordinatorica mreže pošilja obvestila s področja prostovoljstva in obvestila o aktivnostih Slovenske filantropije, ki so pomembna za članice Slovenske mreže prostovoljskih organizacij.

Za pošiljanje obvestil članicam Slovenske mreže prostovoljskih organizacij uporabljamo storitev ARNES-a, distribucijski seznam Mreza.prostovoljstvo, ki omogoča enostavno pošiljanje z enega elektronskega naslova na več elektronskih naslovov hkrati. Ponudnik storitve zagotavlja varstvo osebnih podatkov in elektronskih naslovov ne posreduje tretjim osebam.

Prejemniki obvestil za mrežo imajo možnost odjave na dnu obvestil ali tako, da nam pišejo na info@filantropija.org. 

Spletne prijave na usposabljanja in dogodke

Na spletnih straneh se lahko prijavite na usposabljanja in dogodke Slovenske filantropije. Podatke, ki jih vnesete preko spletnega obrazca (ime in priimek, naslov, elektronski naslov, telefonska številka, rojstni datum), uporabljamo samo za namen obveščanja o usposabljanjih/dogodkih. Za izvedbo nekaterih naših usposabljanj in javnih dogodkov prejmemo namenska sredstva s strani ministerstev in občin, ki smo jim pogodbeno zavezani poročati tudi o

udeležencih na usposabljanjih in dogodkih. V teh primerih bomo del vaših osebnih podatkov (ime in priimek, organizacija, iz katere prihajate, podpis na listi prisotnosti ali drugem potrdilu o prisotnosti) posredovali financerjem.

Posredovanje osebnih podatkov organom, ki izvajajo nadzor nad porabo dodeljenih sredstev, utemeljujemo s svojim »zakonitim interesom«, saj lahko zgolj tako izpolnimo svoje zaveze do financerja usposabljanja ali dogodka in mu verodostojno poročamo o številu udeležencev, kar je pogoj za pridobitev sredstev.

Če se kot udeleženec s takšnim posredovanjem vaših osebnih podatkov ne strinjate, ker menite, da vaš interes, upoštevajoč vaš konkreten položaj, prevlada nad našim interesom, nam to prosim sporočite in bomo vašo situacijo individualno obravnavali.

Svetovanje in informiranje posameznikov

Na Slovensko filantropijo se lahko obrnete po pomoč in informacije glede ureditve življenjskih situacij ter informacije glede možnosti vključitve v prostovoljsko delo. Osebne podatke, ki jih zbiramo in obdelujemo za namen svetovanja in informiranja, se razlikujejo glede na posamezno storitev in so lahko: ime in priimek, naslov, telefonska številka, elektronski naslov, rojstni podatki, spol, status, izobrazba, podatki o opravljenem delu s posameznikom, o zdravstvenem stanju, o socialni in finančni situaciji in drugi osebni podatki relevantni za odločanje v postopkih. Osebni podatki so shranjeni v mapah, ki so zaklenjene v kovinski omari. Podatki so shranjeni tudi v računalniški bazi. Dostop z geslom je omogočen samo pooblaščenim osebam.

Pri vključitvi v naše programe vas seznanimo, kako in za kaj bomo uporabili vaše podatke. Pridobimo vašo pisno privolitev za zbiranje in obdelavo osebnih podatkov, ki so potrebni za namen nudenja storitve. V primerih, ko pisna privolitev ni možna (anonimni klici, enkratna elektronska sporočila), vas samo seznanimo s tem, kako in za kaj bomo uporabili vaše podatke.

Imate pravico do vpogleda/dostopa do vaših podatkov in odjave od naših storitev. Več o vaših pravicah najdete v točki 8.

V nekaterih primerih obdelavo in posredovanje osebnih podatkov financerjem utemeljujemo s svojim »zakonitim interesom«, saj lahko zgolj tako izpolnimo svoje zaveze do financerja in vam omogočamo našo brezplačno storitev.

Če naših storitev ne želite več koristiti, nam to lahko sporočite na info@filantropija.org ali osebno, na sedežu organizacije ponudniku storitve.

V primeru odjave bomo hranili zgolj še kopijo privolitve (v elektronski ali fizični obliki), in sicer še toliko časa, kot smo na podlagi predpisov še lahko pozvani k njeni predložitvi. Tovrstno hrambo kopije vaše privolitve utemeljujemo s svojim »zakonitim interesom«, saj lahko zgolj na ta način zagotavljamo dokaz, da smo vaše osebne podatke do vaše odjave zakonito uporabljali za posredovanje informacij in nudenje naših storitev.

Delo s prostovoljci

Zbiranje podatkov in vodenje evidenc prostovoljcev je v skladu z Zakonom o prostovoljstvu in podpisanim dogovorom o prostovoljskem delu.

5. Uporabniki podatkov

Vsi podatki bodo uporabljeni v skladu z namenom, za katerega so bili zbrani in ne bodo posredovani tretjim osebam brez vaše privolitve.

V okviru zakonskih pristojnosti se vaši osebni podatki razkrivajo naslednjim uporabnikom podatkov:

• ponudnikom storitev informacijske tehnologije v okviru servisiranja in vzdrževanja programske opreme;
• ponudniku platforme za množično pošiljanje sporočil;
• financerjem in organom, ki izvajajo nadzor, kar utemeljujemo s svojim »zakonitim interesom«, saj lahko zgolj tako izpolnimo svoje zaveze do financerjev.

6. Odjava

Če naših obvestil po elektronski pošti ne želite več prejemati, se lahko odjavite z uporabo povezave za avtomatsko odjavo v vsakokratnem elektronskem obvestilu, ali pošljete elektronsko sporočilo na elektronski naslov: info@filantropija.org.V primeru odjave vašega elektronskega naslova ne bomo več uporabljali za pošiljanje obvestil.

Če naših storitev (elektronsko, telefonsko in osebno svetovanje in informiranje posameznikov) ne želite več koristiti, nam to lahko sporočite na info@filantropija.org ali osebno ponudniku storitve.

V primeru vaše odjave bomo zgolj hranili še kopijo vaše privolitve (v elektronski ali fizični obliki), in sicer še toliko časa, kot smo na podlagi predpisov še lahko pozvani k njeni predložitvi. Tovrstno hrambo kopije vaše privolitve utemeljujemo s svojim »zakonitim interesom«, saj lahko zgolj na ta način zagotavljamo dokaz, da smo vaše osebne podatke do vaše odjave zakonito uporabljali za posredovanje informacij. 

7. Obdobje hrambe

Rok hrambe osebnih podatkov je 10 let, kar utemeljujemo z veljavno zakonodajo (Zakon o prostovoljstvu) in s svojim »zakonitim interesom«, saj lahko zgolj tako izpolnimo svoje zaveze do financerja.

Vaše podatke bomo hranili tako dolgo, dokler je vaš račun aktiven ali dokler je to potrebno, da vam zagotavljamo storitve. Vaše podatke lahko hranimo tudi še po tem, ko prenehate uporabljati storitve oziroma dokler ne prekličete vašega soglasja. Vaše podatke bomo hranili in jih po potrebi uporabili za izpolnjevanje naših zakonskih obveznosti ali za reševanje morebitnih sporov.

Posameznik, ki se ne strinja, da se njegovi osebni podatki hranijo določeno obdobje na podlagi zakonitega interesa, ima pravico do ugovora pri Informacijskem pooblaščencu.

8. Način varstva vaših podatkov

Slovenska filantropija se zavezuje varovati osebne podatke, ki nam jih posredujete. Storili bomo vse potrebno, da osebne podatke zaščitimo pred kakršnimkoli kršitvami in zlorabami. Osebne podatke hranimo v računalniški obliki. Naš računalniški sistem je zaščiten s tehničnimi in organizacijskimi ukrepi, ki preprečujejo nenamerno ali nezakonito uničenje, izgubo, spremembo ter nepooblaščeno razkritje ali dostop do vaših osebnih podatkov.

Nekatere osebne podatke hranimo tudi v fizični obliki v kovinskih omarah, ki so zaklenjene. Dostop do podatkov imajo samo pooblaščene osebe.

9. Vaše pravice

Sprejemali bomo vse potrebne ukrepe, da zagotovimo varno obravnavanje vaših podatkov, v skladu s to Politiko varovanja zasebnosti. Imate pravico do dostopa do osebnih podatkov, ki jih imamo o vas, ter pravico do popravka ali izbrisa vaših podatkov. Prav tako imate pravico omejiti uporabo vaših podatkov in pravico do prenosa vaših osebnih podatkov na tretjo osebo.

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko kadarkoli zahteva, da mu Slovenska filantropija 

• omogoči popravek netočnih osebnih podatkov v zvezi z njim in mu omogoči dopolnitev nepopolnih osebnih podatkov,
• omogoči pravico do izbrisa osebnih podatkov (t.i. pravica do pozabe),
• omogoči pravico do omejitve uporabe,
• omogoči pravico do ugovora obdelave,
• omogoči pravico do prenosljivosti podatkov in mu posreduje podatke v splošno uporabljeni in strojno berljivi obliki ali jih neposredno posreduje drugemu upravljavcu,
• omogoči pravico do preklica privolitve, kadar se osebni podatki obdelujejo na podlagi privolitve, pri čemer preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave podatkov, ki se je izvajala do njenega preklica,
• poda dodatne informacije o njegovi pravici do pritožbe pri pristojnem nadzornem organu.

Prav tako bo Slovenska filantropija posamezniku na njegovo zahtevo v skladu z veljavno zakonodajo podala tudi druge informacije v zvezi z njegovimi osebnimi podatki, ki jih obdeluje.

Slovenska filantropija se zavezuje, da bo na zahteve posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, odgovorila brez nepotrebnega odlašanja, najkasneje pa v zakonsko predpisanih rokih.

10. Veljavnost in možnost spremembe Politike varovanja zasebnosti

Politika varovanja zasebnosti stopi v veljavo z dnem podpisa. Veljavna Politika varovanja zasebnosti bo dostopna v prostorih Slovenske filantropije (Cesta Dolomitskega odreda 11, 1000 Ljubljana) in bo objavljena na naši spletni strani. Pridržujemo si pravico, da predmetno Politiko varovanja zasebnosti po potrebi občasno prilagodimo dejanskim razmeram in zakonodaji s področja varstva osebnih podatkov.

Ljubljana, 25. 5. 2018

Tereza Novak, izvršna direktorica Slovenske filantropije